Stałe sprzątanie biura w abonamencie – jak wygląda umowa?

Sprzątanie biura w abonamencie to stała współpraca rozliczana ryczałtem miesięcznym, oparta na ustalonym z góry zakresie prac i harmonogramie. Największe nieporozumienia biorą się nie z ceny, tylko z tego, czego w zakresie nie zapisano. Poniżej znajdziesz listę elementów, które powinny znaleźć się w umowie, oraz wyjaśnienie, dlaczego każdy z nich ma znaczenie w praktyce.

Czym różni się abonament od zleceń jednorazowych

Zlecenie jednorazowe wycenia się od konkretnego efektu: posprzątać lokal po remoncie, umyć okna, wyprać wykładzinę. Rozliczenie następuje po wykonaniu, a relacja kończy się razem z usługą.

Abonament działa inaczej. Płacisz za utrzymanie określonego stanu w czasie, według powtarzalnego harmonogramu. Cena jest stała w skali miesiąca, niezależnie od tego, czy w danym tygodniu biuro było pełne, czy połowa zespołu pracowała zdalnie.

Ma to trzy praktyczne konsekwencje. Po pierwsze, znasz koszt z góry i możesz go wpisać do budżetu. Po drugie, sprząta zwykle ta sama osoba lub stały zespół, który zna układ pomieszczeń i wie, gdzie leżą materiały. Po trzecie, umowa musi precyzyjnie opisywać zakres, bo przy stałej cenie to właśnie zakres jest przedmiotem ewentualnego sporu.

Zakres prac i częstotliwość – najważniejszy załącznik do umowy

Sam tekst umowy zwykle reguluje kwestie formalne. Merytoryka siedzi w załączniku z zakresem prac, i to jego należy czytać najuważniej.

Dobrze przygotowany zakres dzieli czynności według częstotliwości, a nie według pomieszczeń. Wygląda to mniej więcej tak:

Przy każdej wizycie

• opróżnianie koszy i wymiana worków,
• mycie podłóg twardych, odkurzanie wykładzin,
• przecieranie biurek w miejscach wolnych od dokumentów,
• dezynfekcja klamek, włączników i poręczy,
• pełna obsługa sanitariatów, w tym uzupełnienie mydła, papieru i ręczników,
• mycie zlewozmywaka i blatu w aneksie kuchennym,
• opróżnianie i przetarcie ekspresu.

Raz w tygodniu

• odkurzanie tapicerki krzeseł i foteli,
• przecieranie parapetów, listew przypodłogowych i cokołów,
• mycie drzwi i szklanych przegród w miejscach dotykowych,
• czyszczenie wnętrza mikrofalówki.

Raz w miesiącu

• odkurzanie kratek wentylacyjnych,
• mycie przeszkleń wewnętrznych na całej powierzchni,
• przecieranie górnych powierzchni szaf i regałów,
• odsunięcie lżejszych mebli i sprzątanie za nimi.

Kwartalnie lub rzadziej

• mycie okien od zewnątrz,
• pranie wykładzin i tapicerki,
• doczyszczanie fug i powierzchni sanitarnych.

Zwróć uwagę na trzy typowe luki. Pierwsza to biurka: większość firm nie sprząta powierzchni zastawionych dokumentami i sprzętem, i powinno to być zapisane wprost. Druga to sprzęt elektroniczny, czyli klawiatury, monitory i telefony, które często wypadają z zakresu. Trzecia to zmywanie naczyń pozostawionych w zlewie – wiele umów tego nie obejmuje, a brak zapisu bywa źródłem konfliktu już w pierwszym miesiącu.

Jak dobrać częstotliwość do wielkości biura

Nie ma jednej reguły, ale decydują trzy czynniki: liczba osób w biurze, obecność klientów zewnętrznych oraz rodzaj podłogi.

Codziennie lub pięć razy w tygodniu. Biura powyżej kilkunastu osób, recepcje, gabinety przyjmujące pacjentów lub klientów, lokale z jednym węzłem sanitarnym obsługującym cały zespół. Tu decyduje głównie sanitariat, bo to on wyznacza minimalną częstotliwość.

Dwa lub trzy razy w tygodniu. Najczęstszy wybór małych i średnich firm, w tym biur w modelu hybrydowym. Sprawdza się, gdy w biurze pracuje na co dzień kilka do kilkunastu osób.

Raz w tygodniu. Biura kilkuosobowe, kancelarie, pracownie projektowe, lokale bez ruchu zewnętrznego. Warto wtedy zapewnić zespołowi podstawowe środki do bieżącego przetarcia blatu.

Rodzaj posadzki zmienia rachunek. Wykładzina dywanowa wybacza więcej niż ciemna posadzka winylowa czy lastryko, na których każdy ślad jest widoczny. W biurach przy ruchliwych ulicach w centrum Bielska-Białej, gdzie zimą wnosi się do środka sól i piach, częstotliwość mycia podłóg zwykle trzeba zwiększyć w sezonie od listopada do marca. Ten sezonowy wariant można zapisać w umowie z góry, zamiast renegocjować go co roku.

Szczegółowe warianty dla różnych typów lokali opisujemy przy stałej obsłudze sprzątania biur.

Sposób rozliczenia

W praktyce spotyka się trzy modele.

Ryczałt miesięczny. Stała kwota za ustalony harmonogram. Najbardziej przewidywalny dla obu stron i najczęstszy w abonamencie. Wymaga precyzyjnego zakresu, bo to on definiuje, za co płacisz.

Stawka za metr kwadratowy. Wygodna przy dużych, jednorodnych powierzchniach typu open space. Traci sens w lokalach o skomplikowanym układzie, gdzie dziesięć małych pokoi to zupełnie inna praca niż jedna sala o tym samym metrażu.

Rozliczenie godzinowe. Elastyczne, ale przenosi ryzyko na klienta, bo płacisz za czas, nie za efekt. Sprawdza się przy zmiennym zakresie i przy obiektach, gdzie trudno z góry przewidzieć nakład pracy.

Niezależnie od modelu w umowie powinny znaleźć się: termin płatności, forma dokumentu księgowego, moment wystawienia faktury oraz zasady rozliczenia miesięcy niepełnych. Warto też opisać, co dzieje się z ceną w miesiącach z dniami świątecznymi wypadającymi w dni robocze – czy wizyty przepadają, czy są odrabiane.

Środki czystości, materiały eksploatacyjne i sprzęt

To pozycja, która najczęściej różnicuje pozornie podobne oferty.

Środki czystości i sprzęt zwykle zapewnia firma sprzątająca i są one wliczone w cenę. Inaczej wygląda sprawa materiałów eksploatacyjnych: papieru toaletowego, ręczników papierowych, mydła w płynie i worków na śmieci. Bywają wliczone w abonament, doliczane według zużycia albo zapewniane przez klienta. Każdy z tych wariantów jest poprawny, ale musi być zapisany.

Ustalcie też:

• kto uzupełnia dozowniki i kto pilnuje stanów magazynowych,
• gdzie przechowywany jest sprzęt i czy potrzebne jest osobne pomieszczenie,
• czy jest dostęp do wody i gniazdka na piętrze,
• czy w biurze są powierzchnie wymagające szczególnych preparatów, na przykład drewno olejowane, kamień naturalny lub podłogi z żywicy,
• kto odpowiada za wynoszenie odpadów do miejsca zbiórki i czy obejmuje to segregację.

Ostatni punkt bywa niedoceniany. W budynkach wielolokalowych ze wspólną altaną śmietnikową droga z workiem potrafi zająć więcej czasu niż sprzątanie jednego pokoju.

Dostęp do lokalu, klucze i bezpieczeństwo

Serwis wykonywany jest zwykle poza godzinami pracy, rano przed otwarciem lub wieczorem po zamknięciu. To wymaga uregulowania kilku kwestii.

W umowie powinny znaleźć się: sposób przekazania kluczy lub kart dostępu wraz z protokołem, zasady obsługi systemu alarmowego, imienna lista osób z dostępem do lokalu oraz tryb postępowania przy zmianie personelu.

Osobno reguluje się kwestie poufności i danych osobowych. Personel sprzątający pracuje w otoczeniu dokumentów i sprzętu, więc standardem są klauzula poufności oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Jeśli w biurze przetwarzane są dane wrażliwe, może być potrzebna umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z RODO. Warto też potwierdzić, że wykonawca ma polisę OC obejmującą szkody w mieniu klienta, i sprawdzić jej sumę gwarancyjną.

To wątek, w którym konkretne zapisy zależą od Waszej sytuacji prawnej. Nie jesteśmy kancelarią i nie zastąpimy porady prawnej – przy umowach z dłuższym okresem obowiązywania warto dać projekt do przejrzenia prawnikowi.

Kontrola jakości i reklamacje

Bez zapisanego trybu zgłaszania uwag każda rozmowa o jakości staje się dyskusją o odczuciach.

Praktyczne rozwiązania:

• jedna osoba kontaktowa po każdej stronie, z podanym kanałem zgłoszeń,
• termin na zgłoszenie uwagi, zwykle do końca następnego dnia roboczego,
• termin na poprawkę, najczęściej przy kolejnej wizycie lub w ciągu 24 godzin przy usterkach sanitarnych,
• okresowy przegląd zakresu, na przykład co kwartał, z możliwością korekty harmonogramu bez renegocjacji całej umowy.

Sensowny jest też miesiąc próbny na początku współpracy. Pierwsze cztery tygodnie zwykle pokazują, że coś w zakresie było oszacowane zbyt optymistycznie albo zbyt ostrożnie.

Czas trwania umowy, wypowiedzenie i zmiana ceny

Umowy abonamentowe zawiera się zwykle na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia albo na czas określony, na przykład dwunastu miesięcy. Krótkie wypowiedzenie jest wygodniejsze dla klienta, dłuższe daje wykonawcy podstawę do zaproponowania niższej stawki.

Sprawdź, czy w umowie jest klauzula waloryzacyjna i jak jest skonstruowana. Uczciwy zapis wskazuje konkretną podstawę, na przykład zmianę minimalnego wynagrodzenia, i przewiduje pisemne poinformowanie z wyprzedzeniem. Zapis pozwalający zmienić cenę jednostronnie w dowolnym momencie to sygnał ostrzegawczy.

Warto opisać także zastępstwa. Choroba czy urlop stałego pracownika nie powinny oznaczać zawieszenia serwisu, a umowa powinna określać, w jakim czasie wykonawca zapewnia zastępstwo.

Prace poza abonamentem

Standardowy abonament obejmuje utrzymanie czystości bieżącej. Poza nim zostają zwykle prace okresowe i specjalistyczne, wyceniane osobno:

• mycie okien i witryn, zwłaszcza od zewnątrz i na wysokości,
• pranie wykładzin dywanowych metodą ekstrakcyjną, najczęściej raz lub dwa razy w roku,
• czyszczenie tapicerki foteli biurowych, które przy intensywnym użytkowaniu zbierają najwięcej zabrudzeń w całym biurze,
• doczyszczanie i zabezpieczanie posadzek,
• sprzątanie po remoncie lub aranżacji powierzchni, gdzie pył budowlany wymaga innej technologii niż serwis bieżący.

Dobra praktyka to wpisanie tych pozycji do umowy z góry, z ustaloną częstotliwością i ceną, zamiast wyceniania ich awaryjnie w trakcie roku. Budżet jest wtedy przewidywalny, a terminy można zaplanować poza sezonem intensywnej pracy.

Pracujemy w Bielsku-Białej i regionie, między innymi w Czechowicach-Dziedzicach, Kozach, Wilkowicach i Jaworzu. Zakres i harmonogram ustalamy po oględzinach lokalu, przed podpisaniem umowy.

Jeśli szukasz stałej obsługi biura, przygotujemy zakres prac dopasowany do metrażu, liczby osób i rodzaju posadzek, a nie gotowy szablon. Napisz, gdzie znajduje się lokal i ile ma powierzchni, a umówimy oględziny i przedstawimy wycenę sprzątania biura w Bielsku-Białej razem z projektem harmonogramu.