Sprzątanie recepcji i stref wspólnych w firmie

Recepcja to jedyne pomieszczenie w firmie, które osoba z zewnątrz ogląda uważnie i z bliska, zwykle czekając i nie mając nic innego do roboty. Jednocześnie jest to strefa o największym ruchu, w której standard spada najszybciej w ciągu dnia. Poniżej opisujemy, jak zorganizować sprzątanie recepcji i pozostałych stref wspólnych, żeby efekt utrzymywał się do końca dnia roboczego, a nie tylko do dziewiątej rano.

Dlaczego strefa wejścia wymaga osobnego podejścia

Powód pierwszy to natężenie ruchu. Przez recepcję przechodzi każda osoba wchodząca do firmy, kilka razy dziennie. Zabrudzenie kumuluje się tu szybciej niż w pokojach biurowych, gdzie ludzie siedzą przy biurkach.

Powód drugi to kierunek przepływu brudu. Wszystko, co wnoszone jest z zewnątrz, trafia najpierw do strefy wejścia, a stamtąd na butach rozchodzi się po całym biurze. Skuteczne sprzątanie recepcji zmniejsza więc nakład pracy w pozostałych pomieszczeniach.

Powód trzeci to ekspozycja. W pokoju biurowym nikt nie przygląda się listwom przypodłogowym. W poczekalni osoba czekająca dziesięć minut zobaczy smugi na szkle, kurz na parapecie i ślady na tapicerce fotela.

Powód czwarty to czas ujawniania się zabrudzeń. Recepcja sprzątana wyłącznie wieczorem wygląda dobrze rano, ale traci standard w okolicach południa. To najczęstszy powód, dla którego firmy uznają, że serwis działa źle, choć zakres wykonywany jest poprawnie.

System mat, czyli miejsce, w którym zatrzymuje się brud

To najbardziej niedoceniany element całej strefy wejścia.

Prawidłowo zbudowana strefa czyszcząca składa się z trzech odcinków. Pierwszy, na zewnątrz, to mata zdrapująca, która zbiera grube zabrudzenia i wodę. Drugi, w wiatrołapie, to wycieraczka systemowa zatrzymująca piach. Trzeci, już wewnątrz, to mata chłonna, która osusza podeszwy.

Skuteczność rośnie wraz z długością strefy. Krótka wycieraczka przy samych drzwiach zatrzymuje niewielką część zabrudzeń, bo przeciętny człowiek stawia na niej jeden, najwyżej dwa kroki. Żeby buty realnie się oczyściły, potrzeba kilku kroków na każdym odcinku.

W praktyce oznacza to dwie rzeczy dla organizacji serwisu:

• maty trzeba odkurzać przy każdej wizycie, a nie raz w tygodniu, bo nasycona mata przestaje przyjmować kolejny brud i zaczyna go oddawać,
• w sezonie zimowym częstotliwość obsługi strefy wejścia trzeba zwiększyć niezależnie od reszty biura.

W Bielsku-Białej problem nasila się od listopada do marca, kiedy sól drogowa i piach ze śliskich chodników trafiają do środka przy każdym wejściu. Sól nie tylko brudzi, ale i matowi posadzki kamienne oraz uszkadza spoiny, dlatego wymaga preparatu neutralizującego, a nie samej wody. Ten element zakresu ustalamy osobno przy stałej obsłudze sprzątania biur.

Lada recepcyjna i materiały wykończeniowe

Lada zbiera ślady dłoni, kubki, odciski dokumentów i kurz. Problem w tym, że wykonywana jest z materiałów, które reagują różnie na te same środki.

• Konglomerat i spiek kwarcowy. Odporne, ale wrażliwe na preparaty silnie kwasowe, które matowią powierzchnię.
• Lakierowany MDF i fornir. Wymagają wilgotnej, nie mokrej ścierki. Woda stojąca przy krawędzi powoduje pęcznienie płyty.
• Corian i materiały akrylowe. Łatwe w utrzymaniu, ale podatne na zarysowania szorstką stroną gąbki.
• Stal nierdzewna w elementach dekoracyjnych. Wymaga pracy zgodnie z kierunkiem szlifu, inaczej zostają smugi.

Osobno traktuje się blat od strony pracownika, gdzie stoi sprzęt, i blat od strony gościa, dotykany przez dziesiątki osób dziennie. Ten drugi powinien być dezynfekowany, podobnie jak klamki, przyciski i terminal płatniczy, jeśli w recepcji się znajduje.

Szkło i powierzchnie przeszklone

W strefach wspólnych szkło jest najczęściej oglądaną powierzchnią i jednocześnie najbardziej bezlitosną, bo każdy błąd widać pod światło.

Kluczowe punkty:

• drzwi wejściowe, zwłaszcza pas na wysokości dłoni i przy pochwycie,
• przegrody i ścianki działowe w strefie oczekiwania,
• witryna od strony ulicy, jeśli lokal znajduje się w parterze budynku,
• lustra i elementy dekoracyjne.

Ślady dłoni na drzwiach pojawiają się w ciągu godzin, więc czyszczenie punktowe powinno wchodzić w zakres każdej wizyty. Pełne mycie przeszkleń, łącznie z ramami, profilami i górnymi krawędziami, to praca okresowa, wykonywana w ramach mycia okien i witryn.

Ważny szczegół techniczny: szkło myje się przy świetle rozproszonym, a nie w pełnym słońcu. Na nagrzanej szybie preparat odparowuje szybciej, niż da się go zebrać, i zostają smugi. W witrynach od strony południowej lepiej pracować rano lub wieczorem.

Poczekalnia

To strefa, w której zabrudzenia są mniej intensywne, ale bardziej widoczne, bo gość ma czas się rozglądać.

Do zakresu bieżącego wchodzą: stoliki, podłokietniki, parapety, oświetlenie punktowe, kosze i porządek na materiałach informacyjnych. Do zakresu okresowego dochodzą tekstylia.

Fotele i kanapy w poczekalni zbierają zabrudzenia szybciej niż meble w części biurowej, bo korzysta z nich wiele osób w odzieży wierzchniej. W tkaninach jasnych ślady pojawiają się na podłokietnikach i zagłówkach zwykle w ciągu kilku miesięcy. Regularne odkurzanie ssawką spowalnia proces, ale usunięcie zabrudzeń z głębszych warstw wymaga czyszczenia tapicerki meblowej metodą ekstrakcyjną.

Podobnie z podłogą. Wykładzina dywanowa w ciągu komunikacyjnym od drzwi do lady szarzeje pasmowo, a nie równomiernie. Odkurzanie tego nie cofnie, bo brud osadza się przy podstawie włókna, dlatego pranie wykładzin i dywanów planuje się okresowo, najczęściej raz lub dwa razy w roku, z częstszym doczyszczaniem samego pasa wejściowego.

Strefa socjalna jako część wspólna

Aneks kuchenny bywa traktowany jako sprawa pracowników, a w praktyce jest przestrzenią wspólną o wysokiej intensywności użytkowania i realnym wpływie na komfort pracy.

Do zakresu bieżącego wchodzą: blat, zlewozmywak, ekspres z tacką ociekową, fronty w miejscach dotykowych, kosze i stoliki. Do zakresu okresowego wnętrze lodówki, mikrofalówka, zmywarka wraz z filtrem oraz odpływ zlewu, czyli zakres realizowany jako czyszczenie AGD i kuchni.

Dwa punkty warto ustalić wprost w umowie, bo generują najwięcej nieporozumień: czy w zakres wchodzi zmywanie naczyń pozostawionych w zlewie oraz kto odpowiada za wyrzucanie przeterminowanej żywności z lodówki. Standardem jest wyznaczenie w firmie terminu przeglądu lodówki, a nie pozostawianie tej decyzji ekipie sprzątającej.

Sanitariaty ogólnodostępne

Jeśli z toalet korzystają również goście, wymagają one innego reżimu niż sanitariaty wyłącznie pracownicze.

Standardem jest sprawdzenie stanu w środku dnia, nie tylko przy serwisie wieczornym. Chodzi przede wszystkim o uzupełnienie mydła, papieru i ręczników oraz opróżnienie koszy. Pusty dozownik mydła jest zauważany szybciej niż niedomyta podłoga.

Warto ustalić też, kto odpowiada za zapas materiałów, gdzie jest przechowywany i przy jakim stanie magazynowym uruchamiane jest zamówienie.

Serwis wieczorny czy obchód w ciągu dnia

Model wyłącznie wieczorny sprawdza się w pokojach biurowych, ale w strefach wspólnych bywa niewystarczający.

Rozwiązaniem stosowanym najczęściej jest połączenie dwóch trybów. Serwis podstawowy wykonywany poza godzinami pracy obejmuje pełen zakres. Krótki obchód w ciągu dnia, trwający zwykle kilkadziesiąt minut, obejmuje wyłącznie punkty krytyczne:

• strefa wejścia i maty,
• szkło drzwi wejściowych na wysokości dłoni,
• lada od strony gościa,
• sanitariaty ogólnodostępne i uzupełnienie materiałów,
• kosze w strefie wspólnej,
• blat i zlew w aneksie socjalnym.

Taki obchód kosztuje niewiele w porównaniu z pełnym serwisem, a rozwiązuje problem spadku standardu po południu. Ma szczególny sens w firmach przyjmujących klientów, w gabinetach i w lokalach usługowych na parterze.

Harmonogram prac w strefach wspólnych

Przy każdej wizycie: maty i strefa wejścia, posadzki, szkło punktowo, lada, kosze, sanitariaty, blat i zlew w aneksie, dezynfekcja punktów dotykowych.

Raz w tygodniu: odkurzanie tapicerki, parapety, listwy, cokoły, drzwi w pełnym zakresie, przegrody szklane na całej powierzchni, rośliny i donice.

Raz w miesiącu: kratki wentylacyjne, oprawy oświetleniowe, górne powierzchnie mebli i szafek, mycie mat systemowych, przestrzenie za meblami w strefie wejścia.

Okresowo: pranie wykładzin i tapicerki, pełne mycie przeszkleń i witryn, doczyszczanie i zabezpieczanie posadzek, gruntowne czyszczenie sprzętu w aneksie socjalnym.

Podział odpowiedzialności w budynku wielolokalowym

To kwestia, którą trzeba wyjaśnić przed podpisaniem umowy, bo słowo „strefy wspólne” znaczy co innego dla najemcy i dla zarządcy budynku.

Zwykle wygląda to tak, że hol główny, klatka schodowa, windy i korytarze poza lokalem obsługiwane są przez zarządcę nieruchomości, w ramach opłat eksploatacyjnych. Recepcja, poczekalnia, aneks socjalny i sanitariaty wewnątrz wynajmowanego lokalu leżą po stronie najemcy.

Przed wyceną warto sprawdzić trzy rzeczy: gdzie dokładnie przebiega granica lokalu, jaki jest zakres i częstotliwość serwisu zapewnianego przez zarządcę oraz czy ten standard jest wystarczający dla firmy przyjmującej klientów. Zdarza się, że najemca dokupuje obsługę fragmentu części wspólnej, na przykład odcinka korytarza prowadzącego do swoich drzwi.

W kamienicach i niższych budynkach w centrum miasta bywa też tak, że część wspólna nie ma stałego serwisu w ogóle, a sprzątanie klatki organizują sami najemcy. Wtedy warto ustalić to na etapie wyceny, żeby uniknąć sytuacji, w której czysty lokal poprzedzony jest zaniedbanym korytarzem.

Jeśli recepcja traci standard w połowie dnia albo nie wiesz, gdzie kończy się zakres zarządcy budynku, a zaczyna Twój, opisz nam układ lokalu i tryb przyjmowania klientów. Przygotujemy wycenę sprzątania biura i stref wspólnych w Bielsku-Białej z harmonogramem uwzględniającym obchód dzienny.